背景

在上一篇的文章中，我介绍了如何通过Notion创建Daily task来提升工作效率，但是也发现了2个问题。

Notion不支持创建循环任务，比如每天都需要创建的Daily Wrike，Daily review等task
如果任务已经完成需要手动设置CompletedDate,否则已经Done的任务也会显示在第二天的看板里

需求

循环任务需求

Requirement
创建一个循环任务模板page，并且建立好对应的循环任务
查询循环任务模板，根据任务的循环类型，创建不同的Daily task，例如 task daily wrike是每日都要做的，娃跳舞是每个周日的task

自动更新任务状态

Requirement	Comment
如果一个task是TBD或者空状态，并且task过期时间小于等于今天，那么标记task为Doing状态	已经过期或者今天即将要期的task，但是目前还没做，需要当天立即去做，所以放到doing组里今天需要马上去做
如果一个task是TBD或者空状态,并且Task 将在X天内过期（设置了提前X天过期提醒，X不为空或者0），那么提前X天标记task为Todo状态	X天内即将到期的task，需要尽快完成，所以放到Todo 组下面，防止忘记
如果一个task是TBD或者空状态,并且Task 将在X天内过期（未设置提前X天过期提醒，X为空或者0），那么直到task过期的那天设置tas为Doing状态	已经到期的task需要马上去做，所以设置task为Doing状态
如果一个task是TBD或者空状态，并且当天的时间在过期时间段之内，那么标记task为Doing状态	Task已经到了开始做的时间，需要马上开始做，所以放到doing组里去马上做
如果task过期时间是空,那么更新过期时间是今天，并且标记task状态为ToDo	创建任务的时候忘记标记过期时间,默认当天需要完成该task
如果task为Done状态，那么自动填充CompletedDate	只有completedDate<当前时间，并且状态为Done，第二天的daily task才不会显示在看板里

解决方案

流程图

创建重复性任务
每日自动更新任务状态

设计

创建一个database页面作为模板记录需要重复做的任务，

1.1列名及对应的值如下表

Column	Value	Comment
Title	task名称	task名称
Status	TBD,Todo,Doing,Done,Blocker,Invalid,Withdrawn,Unfinishted,OnHold	Task状态
Type	WorkDay,SpecificDay,SpecificDateRange	循环任务的类型
Tag	Work,Life,Python,Docker等等	任务类型标签，自定义字段，请根据自身需要修改
Cycle Date	9/18/2022-9/25/2022	某一段日期
Cycle Days	Monday到Sunday，选择其中一天或者多天	一周之内某几天
EndDate	例如12/31/2022	循环任务失效日期

2Daily task 有不同状态，TBD,Todo,Doing,Done,Blocker,Withdrawn,Unfinishted,OnHold

Task Status	Comment
TBD(To be determined)	将来需要做的task，但是目前还没必要马上做的task，类似Jira的backlog
Todo	今天需要做的事项
Doing	今天正在做的事项
Done	今天已经完成的事项
Blocker	依赖于其他事项完成之后，才能继续进行的task，目前改事项无法进行
Invalid	无效的事项，目前只在循环任务page中使用
Withdrawn	不再需要的task
Unfinished	当天应该完成，但是实际未完成，该task当天有效
OnHold	当天做了一部分的task,现在需要先做其他优先级更高的task，该task先搁置一会，当天晚点继续做或者后面几天继续做

创建python package，开发Python代码去调用Notion的API读取dabase模板里的循环任务记录，将对应的循环任务创建到Daily task page（针对循环任务需求）
创建python package，开发Python代码去调用Notion的API去daily task page里的任务状态（针对其他任务需求）
创建azure function 定时任务，每天凌晨调用前面步骤提到的python package(当然此处也可以用jenkins定时任务或者本机的定时任务去做)

开发部署步骤

创建Notion 循环任务模板page，请参考https://stone-fighter-9fa.notion.site/530ba8c6780d4f668235e9b62f697d92?v=c802b9ed6928482c88da55051b41bb32
开发python代码调用Notion API查询循环任务记录，寻找到符合要求的循环任务，在daily task page里面创建循环任务,代码详见github

创建Azure function 定时任务，每天凌晨调用step 2中的python 程序，自动创建Notion任务
Function.json

{
  "scriptFile": "__init__.py",
  "bindings": [
    {
      "name": "mytimer",
      "type": "timerTrigger",
      "direction": "in",
      "schedule": "0 10 16 * * *"
    }
  ]
}

init.py

import datetime
 import logging
 import os
   import azure.functions as func
   from NotionRecurringTask.RecurringTask import RecurringTask   
   def main(mytimer: func.TimerRequest) -> None:
    utc_timestamp = datetime.datetime.utcnow().replace(
    tzinfo=datetime.timezone.utc).isoformat()        
 if mytimer.past_due:
   logging.info('The timer is past due!')
 auth=os.environ["Auth"]
 taskConfiguration_dabaseid=os.environ["TaskConfiguration_dabaseid"]
 timeDeltaWithUTC=(int)(os.environ["TimeDeltaWithUTC"])
 databaseid=os.environ["DatabaseID"]
 knotion=RecurringTask()
 knotion.process(auth,taskConfiguration_dabaseid,databaseid,timeDeltaWithUTC)
 logging.info('Python timer trigger function ran at %s', utc_timestamp)

requirement.txt

--index-url=https://test.pypi.org/simple/
azure-functions
requests


NotionRecurringTask-KevinZhou>0.0.7

# git+https://github.com/nightwish2016/NotionRecurringTask.git 

# ./DailyNotionTaskTrigger/dist/NotionRecurringTask_KevinZhou-0.0.1-py3-none-any.whl

在Aure Function中配置如下环境变量

Environment Variable	Value
Auth	用来访问你授权notion page，请参考Getting started (notion.com)
DatabaseID	Daily task 页面的DatabaseId
TimeDeltaWithUTC	当前是时间与UTC时间的时间差，如果北京时间时区设置成8
TaskConfiguration_dabaseid	循环任务模板页面的 DatabaseId

Configuration

测试

一般任务测试

当前时间：2022/9/24(utc+8)

Test Case	Test Data	Test Result	Comment
如果一个task是TBD或者空状态，并且task过期时间小于等于今天，那么标记task状态为Doing	Name:M117 Regression,ExpirationDate:9/19/2022	Pass,Status:Doing	已经过期或者今天将要期的task，但是还没轮到做，需要当天立即去做，所以放到doing组里今天需要马上去做
如果一个task是TBD或者空状态,并且Task 将在3天内过期，那么标记task为Todo状态	Name:Legacy regression,ExpirationDate:9/25/2022	Pass,Status:ToDo	3天内即将到期的task，需要尽快完成，所以放到Todo 组下面
如果一个task是TBD或者空状态，并且当天的时间在过期时间段之内，那么标记task为doing状态	Name:Production testing Preparation，ExpirationDate:9/19/2022-9/31/2022	Pass,Status:Doing	Task已经到了开始做的时间，需要马上开始做，所以放到doing组里去马上做
如果task过期时间是空,标记task status为Todo，那么更新过期时间是今天，并且标记task状态为ToDo	Name: Task1,ExpirationDate:empty	Pass,Status:ToDo	创建任务的时候忘记标记过期时间,默认当天需要完成该task
如果task为Done状态，那么自动填充CompletedDate	Name: Task2,Status:Done	Pass，Status:Done,CompletedDate:Today	只有completedDate<当前时间，并且状态为Done，第二条的daily task才不会显示

循环任务测试

Test Case	Test Data	Test Result
如果task type是Workday,那么task只会在周一到周5创建	Name:M117 Regression,ExpirationDate:9/19/2022	Pass,Task会在周一到周5创建
如果task type是Daily，那么task每天都会创建	Name:运动	Pass,Task 每天都会创建
如果task type是SpecificDay，那么task 只会在指定的某一天（比如周一，周二）会创建	Name：核酸，Cycle Days:Wednesday,SunDay	Pass,Task只会在周一周日创建
如果task type是SpecificDateRange，那么task只会在在指定的日期范围内每天创建。	Name:check for CBS automation test results,Cycle Date:9/1/2022-9/30/2022	Pass,Task会在9/1/2022-9/30/2022期间每天创建
如果task已经过期了，那么task就不会创建	Name:Docker practice,EndDate:8/31/2022	Pass,Task 不会创建因为模板里的task已经过期了